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情報システムの業者との折衝業務|好評価を得るコツも

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情報システムの仕事

一口に情報システムといっても、仕事の内容は様々だ。 社内の情報システムという社内SE、社外のシステムを構築するSier、機器やソフトウェアを販売する営業、等々大きな枠組みがあり、 更に、開発や運用や企画といった具合に、会社の形態によって様々な分類がある。 今回は社内の情報システムの観点で、折衝業務並びに社内でうまく好評価を得るコツを書いた。

企業としてみれば折衝業務は必須

企業は利益を出さなければならない。 利益を出す為に、自社が売るものを他社に買ってもらう。つまり企業ならば、必ず取引が発生する。取引を有利に進める事が、会社の利益につながる。 情報システムにおいても、機器の購入やサービス利用等、必ず社外との取引がある。そこには折衝が発生する。 折衝とは、相手とのかけひきという意味もあり、つまりは、取引の着地点を見つけるという事だ。



社内情報システム(社内SE)の折衝業務

社内情報システムは、パソコンを選定したり、システムを構築したりする。まだまだ他にも企画や、運用管理、運用管理の中でもネットワーク管理やサーバ管理、サーバ管理の中でも、データベースサーバ管理や、アプリケーションサーバ管理といった具合に、分類すればきりがない。補足だが細かく分類するのは、権限を分散する事で、セキュリティ向上の意図もある。

例えば、パソコン選定の業務を担当した場合、どのパソコンが良いか比較検討する事になる。 そして最終的には折衝業務を経て、PC購入、配布に至る。 比較表で各社を並べ、メモリやCPUのスペック、OSのバージョン、サポートの期間、費用等で、どれがベストか検討する。 当然1台のPCを購入するわけではないので、ボリュームによる割引がどの程度なのかといった点が折衝のポイントとなる。 または、必要ソフトのインストール作業やパソコンの配布作業を、肩代わりしてもらう事で、コチラの工数を削減しても良いかもしれない。

例えば、システムを構築する場合、サーバやネットワーク機器の費用、プログラムの開発費用、構築費用、保守費用と1つのシステムを構築するにしてもあらゆる費用が発生する。 更には、機器をどこに設置するのか、クラウド契約としてサービス利用する事で経費を削減するのか、固定資産の償却は減価償却にするのか一括償却にするのか等、経理の面からも比較検討する必要もある。 業者との費用の話であれば、そこに折衝業務が発生するのだが、折衝業務は何も費用だけに限った事ではない。

例えば、納期や保守の内容を決定するのも折衝業務の一つである。保守内容を例にとると、社内への駆けつけは何時間なのかとか、機器故障時には先に代替品を納品する事だとか、 また、代替品納品納期は何日かとか、約束事・取り決めが必要な点で、コチラの有利となる様に話を進める。 その為には、幅広い見方が出来ていないといけない。つまりある程度経験も必要である。

折衝業務で優位に立つコツ

やりたい事を示す。
要件をまとめる。
まとめた要件を基に提案依頼をする。
出てきた提案に対し、要件適合、費用等検討、確認する。
正式に見積もり依頼する。

提案依頼や見積もり依頼は、必ず複数業者に依頼する。 例えば、システム構築で発生する金額が妥当であると判断できるのであれば、1社限定でも良いだろう。しかし、大きなシステムになればなるほど、 金額の妥当性を判断するのは不可能だ。 上層部へ説明の際も、比較した結果を示す事は必要だろう。 更に、複数業者を比較する点で、提案依頼や見積もり依頼した側、つまり社内情報システム側が、業者よりも優位に立って折衝できるという事になる。



もちろん、業者はコチラの会社だけでなく、他の会社との取引もあり、折衝には慣れているだろう。 したがって相手の出方も幅広い見方の1つとなる。 また、各社ひいきする事なく、平等に客観的に比較しなければならない。 優位な立場だからといって、強い折衝をしすぎると今度は、業者離れがおこってしまい、取引してもらえなくなる。 そうなると、システム構築どころの話ではなくなってしまう。

社内情報システムで会社からの好評価を得るコツ

会社で行う折衝は、会社の利益の為である。 冒頭で書いたように、企業は利益を出さなければならない。 つまり、従業員は利益を生むように働かなければならない。 したがって、折衝ができないと上にはいけない。

但し、利益優先だとしても、個人の業務量の観点から、楽したいものである。 例えばシステム障害時のサポートを手厚くしておくとか、冗長構成にし耐障害性を上げておくとか、工夫し個人の仕事の負担を軽減するという観点も大事である。 それが強いては、安かろう悪かろうとはならず、安定したシステムとなる。 ユーザーから見れば、中身はどうであろうと、システムを使いたいときに使える事を当然望んでいる事である。 もし、安定稼動できていなければ、この改善は評価に値する。

保守等で恒常的に付き合いのある業者に対しては、いかに優位に立ち続けられているか点が重要である。 もし業者優位と逆転してしまいそうなのであれば、業者の見直しを行い、優位に立ち直す事も検討すべきである。



その時に折衝し、サービスレベルを現状維持か、もしくは上げた上で減額すれば、社内で評価されるだろう。 間違っても、ある業者にどっぷりで、いつの間にか優位に立てていない事はあってはならない。取引で負けている可能性がある。 業者の風土や業者の営業スキルの影響は受けるが、次第にサービスは低下している可能性が高く、そこから立場を再逆転するのはかなりの大きな労力が必要になる。 その様にならない為にも、定期的に折衝業務を行い、費用やサービス面で改善していく必要がある。



次は

1日を充実させる為の行動|心も満たされる

ダメな上司は考え方の方向が180度逆|正論ばかり並べるクソ部長

をお送り致します♪



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