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会議のうまいやり方|まとまらない会議をうまくまとめる会議のプロ

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まとまらない会議

今日の会議のテーマはコレです。 しかし、実際に会議が始まると、今日の会議のテーマを忘れたかの様に、話がまとまりません。 せっかく時間を確保して集まったのに、何の会議だったのだろうか、ただの雑談ではないか、という事では仕事はうまくできません。 逆にまとまらない会議をうまくまとめる事ができると、仕事はできます。

うまい会議に必要な様々な意見

当然の事ながら、会議は複数人で行うものです。会議にはテーマがあり、方針や対応、問題解決を導きます。 それらは、共通認識とならなければなりません。様々な意見を1つにまとめる必要があります。 意見の中には、反対意見もあり、1つの意見となる様にうまく調整する必要があります。

反対意見がない会議が、一見まとまった会議の様に思えます。しかし反対意見があった方が、会議はうまくいきます。 違った角度の意見をきっかけに、会議に参加した者が、考え始める事があります。 そうする事によって、より良い意見がでますし、暇な会議だという印象を与えません。     



うまい会議の落とし穴

うまい会議は連鎖的に次々に意見がでます。 1つの意見だけで、決定するよりも、様々な意見の中から、選んで決定をした方が、会議としてはうまい会議です。 コレには、誰でも発言しやすい会議というのが大事です。



しかし、意見が連鎖的にでる会議は、会議のテーマからはドンドンそれてしまう危険があります。 テーマから大幅にそれた時、会議は雑談化します。意図的であれば、問題ないのですが、まとまらない会議は、冒頭の繰り返しになりますが、 せっかく時間を確保して集まったのに、何の会議だったのだろうか、ただの雑談ではないか、と会議としては下手な会議です。




しかし、連鎖的にでる意見が会議のテーマにそっていた場合、共通認識で会議が進められています。うまい会議です。 まとまらない会議をうまくまとめる会議のプロは、終始会議のテーマを覚えています。 そして、様々な意見を吸い上げ、テーマが大幅にそれた時には、会議の軌道を修正します。 会議のキーマンとなる人は、コレができています。

会議のうまいやり方

相手の頭の中を覗く事はできません。しかし、意見をまとめる事は、相手の頭の中を覗く事に近いです。 相手の頭の中を覗こうとする意識だけでも、回り道ではなく近道で相手の意見を聞けるようになります。

会議では、会議に出席している人の頭の中を見える化します。これを会議出席者全員が見える様にします。 こうする事で、全員が共通認識となります。特別な事をしなくても、誰でも発言しやすくなり、反対意見がでやすくなり、大幅にテーマをそれることなく、うまくまとまった会議となります。



例えば、ホワイトボードを使います。 始めに会議のテーマを書きます。共通認識とするには、耳だけでなく目からも情報をインプットさせます。 会議中は終始ホワイトボードに書かれている事が目に入るので、連鎖的に意見が飛び交いながらも、雑談レベルにまでそれません。

ホワイトボードには、テーマだけでなく決定事項など、ポイントとなる意見を書いていきます。共通認識となっていますので、ホワイトボードをそのまま議事録としても使えます。

ホワイトボードがない会議室だった場合でも、ノートを使って、会議の内容を整理します。 ノートを出席者に見せながら会議を進める事ができれば良いのですが、できない場合、少なくとも自分の頭の中は書く事によって整理されていきます。 会議中、会議のテーマから外れているかどうか、今までの決定事項は何か、ノートを見れば分かるのである。

実は、耳からだけでなく、目からインプットさせる事で、頭の中では何回も再認識しており、ブロックで積み重なってお城が建つ様に、意見が構造的にまとまっていきます。 まとまらない会議をうまくまとめる会議のプロは、頭の中で、意見を構造的にまとめています。



次は

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をお送り致します♪



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