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仕事はリストで管理|うっかりポカを排除する

今日も多くの方に読んで頂いております万日記を選んで頂き、まことにありがとうございます

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1対多の仕事

本社勤務。

支店は、全国各地。

あなたは、ある業務の本社の窓口。

支店からは、電話問い合わせがある。

このような事をしたいと考えているんだけれど・・・。

相談の電話は次々にくる。

この相談にのる事だけが仕事ではない。

企画をしたり、業者とも打ち合わせをしなければならない。

社内稟議も通さなければならない。

細かい事を含めると、折り返しの電話、メールの返信、見積もり依頼、やる事は山の様にある。

1対何千人、何万人で仕事をしていれば、うっかりポカも出てしまう。

あぁっ!忘れてた。



こまごまとある仕事をリストで管理する

突然の問い合わせ。

これは、わたしの担当ではない。

問い合わせ先を回答してこの件は終わり。

次の問い合わせ。

うぅーん。

上司に相談しないと回答できない。

一旦電話を切る。

上司は席を外している。

別の企画の仕事をする。

その時、上司が戻ってきた。

しかし、なにやら電話を始めた。

相談は後回し。

そうやって、その相談は忘れ去られる。

こういった場合は、次のような仕事のやり方をする。

うぅーん。

上司に相談しないと回答できない。

その時点で、やる事リストにリスト化。

単に今日発生した事象として、例えば、○○支店の△△課、□さんへ支店の電気工事を支店で行って良いか折り返しなどと、リスト化するだけでよい。

終わったものは終わったと分かる様にする。

次の日に持ち越したとしても、このリストを見れば、何をすべきか分かる。

こうする事で、うっかりポカを無くす。

電話中にリスト化してしまう。

電話だけでなく、メールの返信や、見積もり依頼、なんに関してもこのリストを見れば、何をしたらよいか分かる様にリスト化しておく。

終われば消しこむ。

これだけで、頭の中がすごくクリアーになる。



バタバタと忙しい人は、頭の中で混乱している

忙しいと、リスト化する時間でさえももったいないと感じる。

しかし、これは誤りである。

リスト化して、仕事を見える様にしているので、誤った優先順位をつける事はない。

また、なんだっけなんだっけと、思い出す時間も必要ない。

最短の時間で効率良く仕事をする事ができる。

仕事が消しこまれていくことで、達成感も感じる事ができる。

バタバタと忙しい人は、頭の中だけで考えているため、何をしたら良いか思い出す時間、またすべての仕事が一目で分からないので、誤った優先順位をつける可能性が高い。

つまり、混乱状態にある。

混乱状態にある頭は、混乱を沈めようとエネルギーを使うため、すべてのエネルギーを仕事に充てる事ができない。



仕事はリストで管理|うっかりポカを排除するのまとめ

誰にでも、うっかりポカがある。

やってしまってからでは遅い。

うっかりポカを排除する為には、その場で片付かない仕事はどんなに小さな仕事であっても、リスト化する。

リスト化する事を忘れてしまっては、意味がない。

したがって、リスト化する事は体で覚える。

仕事ができる人は、この方法を使っている。


 



次は

1人作業を共有しない人への対処法|1人作業は得たいものを逆に失う

1日を充実させる為の行動|心も満たされる

をお送り致します♪



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